Ano, zaúčtovat pár faktur není problém, ale co když jich bude 500?
Rychlost změn, které v posledních letech zažíváme, nemá obdoby. Telefonu trvalo 75 let, než dosáhl na 50 milionů uživatelů, televizi 13 let, internetu 4 roky a Twitteru necelý rok. Je jasné, že digitalizace procesů ve firmách je nevyhnutelná a vyhraje ten, kdo bude rychlejší a hlavně efektivnější. Není to o tom, nakoupit zbrkle nejmoderněji technologie a potom se trápit s jejich implementací nebo zjistit, že je firma vůbec nevyužije.
Jak to děláme v ATERRA?
- V rámci poradenství pro digitální transformaci jsme nezávislí na produktech. Víme totiž, že někde se lépe hodí technologie například od Microsoft a jinde třeba od IBM nebo Apple. Doporučujeme tedy takové technologie, které se hodí do klientova ekosystému a jeho zaměstnanci s nimi budou schopni pracovat.
- Než se dostaneme k technologiím samotným, posuzujeme, jak jsou na tom zaměstnanci s digitálními kompetencemi, znalostmi a zkušenostmi. Nezřídka kdy je potřeba školení před tím, než se nová technologie začne implementovat.
- Kromě kompetencí zkoumáme také, zda jsou zaměstnanci motivovaní ke změně a novou technologii přijmou. Jsou případy, kdy novou technologii nešlo implementovat z důvodu silné opozice od zaměstnanců.
- Ideálně hledáme „ambasadora změny“. Tedy zaměstnance, který rád pracuje s novými technologiemi nebo obecně zkouší nové věci. Pokud on/ona myšlenku změny a novou technologii přijme, kolegové mu snáze uvěří a novou technologii přijmou.
Pro úspěch změn je tedy vždy potřeba celou situaci analyzovat a teprve následně, ve spolupráci s klientem rozhodnout, jaké bude nejlepší řešení.
Příklad:
- Firma denně přijímá 100 faktur a chce proces digitalizovat
- Analýzou se zjistí, že 2 hlavní dodavatelé (50 % přijatých faktur) používají stejné účetní softwary, které mohou posílat faktury napřímo mezi sebou.
- U zbylých 40 % dodavatelů lze zajistit, aby faktury zasílali v PDF na konkrétní emailovou adresu, ze které se budou faktury stahovat a vytěžovat. Získaná data se automaticky zaúčtují přímo do účetního softwaru.
- Analýza dále zjistí, že zbylých 10 % faktur z různých důvodů nemá cenu digitalizovat a budou se přijímat a zúčtovávat po staru.
Je vidět, že původní záměr digitalizovat 100 % došlých faktur vůbec nedává smysl. Podle toho se bude klient rozhodovat o nasazení digitálních nástrojů. Řešení bude levnější, než v případě digitalizace celých 100 %.
Na další dotazy se můžete zeptat našeho týmu digitální transformace zde: https://aterra.eu/digitalni-transformace/
