„To je pár stránek, manuálně je zvládneme přepsat rychleji“

Největším hnacím faktorem digitální transformace dokumentů je možnost neomezeného přístupu nejen k dokumentům jako takovým, ale hlavně k jeho obsahu. Většina dokumentů, se kterými dnes firmy pracují, má s největší pravděpodobností elektronický původ. Digitální transformaci můžete použít k automatizaci toku pracovních postupů (workflow) a k odstranění časově náročných manuálních procesů s papírovými, ale i elektronickými dokumenty, omezíte tím jejich zbytečné tištění a nepotřebnou administraci. Cílem digitalizace je zejména ušetřit čas strávený manuálními činnostmi a výrazně zvýšit flexibilitu firmy pro případ nenadálých situací, jako byla v poslední době pandemie Covid-19.

Ano, avšak při plné digitalizaci dokumentů, která dává možnost zcela se zbavit fyzických archivů, je třeba před zákonem prokazovat takzvanou důvěryhodnost dokumentů. Úplná digitalizace dokumentů otevírá cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce. Zákon sice elektronickou formu evidence dokumentů umožňuje, avšak zároveň ukládá povinnost vždy prokázat jejich důvěryhodnost, konkrétně například neměnnost v čase. Tu stvrzují takzvaná časová razítka. Navíc v některých případech zákon nařizuje, paralelně s elektronickou kopií, udržovat po nějakou dobu i papírový originál.

Typickým procesem vhodným k digitalizaci je příjem dokumentů do firmy. Jedná se například o došlé faktury, smlouvy, dodací listy atp. Jejich digitalizací rozumějme soubor technologických kroků zajištujících vstup dokumentu (nejčastěji v papírové podobě) a dat, která obsahuje, do systému elektronické správy. Klíčové jsou dvě oblasti – získání dokumentu v elektronické podobě a vytěžení dat, která dokument obsahuje. V současné době již existuje mnoho nástrojů ke kompletní digitalizaci a automatizaci celého procesu. Výsledkem je, že například od přijetí faktury až do jejího zaúčtování se jí lidská ruka nedotkne. Vše běží v elektronické podobě a celý proces se tím výrazně zkrátí.

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmu přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

RPA je zkratka pro Robotickou automatizaci administrativních procesů (anglicky Robot process automation). Lidé a podnikatelé si již zvykli na automatizování manuální práce ve výrobě. Již nikoho nepřekvapí vidět automatické rameno svařující jednotlivé díly, nebo automatický zakladač. Stejný princip se dá použít i v administrativních manuálních procesech. Akorát na to využijete digitálního robota. Softwarový robot pracuje stejně jako uživatel sám, akorát ho nevyrušíte telefonem a ani nepotřebuje jít na toaletu. Zajistí větší přesnost, rychlost a hlavně pracuje bez chyb. Jedinou podmínkou je, že automatizovaný proces musí být digitální.

Globální trend digitální transformace je nezastavitelný. Reagovat na něj musí soukromé společnosti, ale i instituce veřejné a státní správy. Digitalizací procesů snížíte náklady a chybovost zpracování dokumentů, zvýšíte efektivitu zaměstnanců a zpřístupníte informace. Jedním z hlavních přínosů je eliminace nezáživné manuální práce zaměstnanců, což většinou přinese možnost většího zapojení kreativních činností, která vede k větší spokojenosti lidí. Proto patří digitalizace dokumentů a firemních procesů k jedné z hlavních současných investic ve firemním světě.