„To je pár stránek, manuálně je zvládneme přepsat rychleji“

Ano, zaúčtovat pár faktur není problém, ale co když jich bude 500?

Digitální transformace

Transformujte svou firmu do budoucnosti pomocí digitalizace podnikových dat. Digitální transformace je proces nabízející nové možnosti a příležitosti ve světě podnikání. Spolehlivě vám s úkony transformace pomůžeme od analýzy digitální připravenosti, robotické automatizace po celkový proces digitální strategie. Naši projektoví manažeři pomohou změny a jejich implementaci odřídit.

Tomáš Krýsl

Poradce senior
tomas.krysl@aterra.eu

Jiří Bláha

Poradce senior
jiri.blaha@aterra.eu

Tomáš Holec

Poradce junior
tomas.holec@aterra.eu

Naše specializace

Digitální připravenost firmy

Pomocí analýzy realizovaných procesů, rozhovorů se zaměstnanci a posouzením použitých technologií určíme jaké jsou příležitosti pro digitalizaci a automatizaci. Popsané příležitosti validujeme vůči strategii a cílům firmy. Následně doporučíme, které z příležitostí by se měly využít a v jakém rozsahu.

Poradenství u digitální transformace

Pokud se klient rozhodne využít nabízené příležitosti k automatizaci nebo digitalizaci pomůžeme nastavit strategii změny, nastavit podpůrnou personální strukturu, doporučíme jak získat nebo zlepšit digitální kompetence, pomůžeme zvolit nejlepší projektový přístup a pokud má klient zájem projekt odřídíme.

Robotická automatizace RPA

Pokud není možné realizovat automatizaci přímo v informačních systémech, které klient používá například z důvodů nekompatibility, pomůžeme posoudit, zda jsou dané procesy k automatizaci připravené (zda jsou stabilní, s malou úrovní výjimek a mají stálá pravidla) a následně aplikujeme Robotickou automatizaci administrativních procesů (RPA) pomocí vhodných nástrojů.

Digitalizace došlých dokumentů

Jsou situace, kdy se klientovi vyplatí využít digitalizaci došlých dokumentů v podobě služby. ATERRA disponuje digitalizačním centrem v Českém Dubu, které je navíc chráněnou dílnou. Využitím služby klient nejen získá došlé dokumenty, například faktury v podobě XML věty (nebo v nějakém dalším vhodném formátu), ale zároveň tuto službu může využít k daňové optimalizaci.

Často se nás ptáte

Největším hnacím faktorem digitální transformace dokumentů je možnost neomezeného přístupu nejen k dokumentům jako takovým, ale hlavně k jeho obsahu. Většina dokumentů, se kterými dnes firmy pracují, má s největší pravděpodobností elektronický původ. Digitální transformaci můžete použít k automatizaci toku pracovních postupů (workflow) a k odstranění časově náročných manuálních procesů s papírovými, ale i elektronickými dokumenty, omezíte tím jejich zbytečné tištění a nepotřebnou administraci. Cílem digitalizace je zejména ušetřit čas strávený manuálními činnostmi a výrazně zvýšit flexibilitu firmy pro případ nenadálých situací, jako byla v poslední době pandemie Covid-19.

Ano, avšak při plné digitalizaci dokumentů, která dává možnost zcela se zbavit fyzických archivů, je třeba před zákonem prokazovat takzvanou důvěryhodnost dokumentů. Úplná digitalizace dokumentů otevírá cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce. Zákon sice elektronickou formu evidence dokumentů umožňuje, avšak zároveň ukládá povinnost vždy prokázat jejich důvěryhodnost, konkrétně například neměnnost v čase. Tu stvrzují takzvaná časová razítka. Navíc v některých případech zákon nařizuje, paralelně s elektronickou kopií, udržovat po nějakou dobu i papírový originál.

Typickým procesem vhodným k digitalizaci je příjem dokumentů do firmy. Jedná se například o došlé faktury, smlouvy, dodací listy atp. Jejich digitalizací rozumějme soubor technologických kroků zajištujících vstup dokumentu (nejčastěji v papírové podobě) a dat, která obsahuje, do systému elektronické správy. Klíčové jsou dvě oblasti – získání dokumentu v elektronické podobě a vytěžení dat, která dokument obsahuje. V současné době již existuje mnoho nástrojů ke kompletní digitalizaci a automatizaci celého procesu. Výsledkem je, že například od přijetí faktury až do jejího zaúčtování se jí lidská ruka nedotkne. Vše běží v elektronické podobě a celý proces se tím výrazně zkrátí.

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmu přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

RPA je zkratka pro Robotickou automatizaci administrativních procesů (anglicky Robot process automation). Lidé a podnikatelé si již zvykli na automatizování manuální práce ve výrobě. Již nikoho nepřekvapí vidět automatické rameno svařující jednotlivé díly, nebo automatický zakladač. Stejný princip se dá použít i v administrativních manuálních procesech. Akorát na to využijete digitálního robota. Softwarový robot pracuje stejně jako uživatel sám, akorát ho nevyrušíte telefonem a ani nepotřebuje jít na toaletu. Zajistí větší přesnost, rychlost a hlavně pracuje bez chyb. Jedinou podmínkou je, že automatizovaný proces musí být digitální.

Globální trend digitální transformace je nezastavitelný. Reagovat na něj musí soukromé společnosti, ale i instituce veřejné a státní správy. Digitalizací procesů snížíte náklady a chybovost zpracování dokumentů, zvýšíte efektivitu zaměstnanců a zpřístupníte informace. Jedním z hlavních přínosů je eliminace nezáživné manuální práce zaměstnanců, což většinou přinese možnost většího zapojení kreativních činností, která vede k větší spokojenosti lidí. Proto patří digitalizace dokumentů a firemních procesů k jedné z hlavních současných investic ve firemním světě.