Rok 2025 přináší do světa účetnictví a personalistiky zásadní posun: digitalizace a automatizace už nepředstavují jen trend, ale spíše nezbytnost pro efektivní správu dokumentů, zajištění souladu s legislativou a zvýšení bezpečnosti dat. Moderní technologie zásadně mění způsob, jakým účetní a personalisté pracují s doklady, zpracovávají data a komunikují napříč firmou i s klienty. Budoucnost účetnictví a HR je zkrátka digitální. Má samozřejmě i svá „ale“…
S digitalizací účetnictví a personalistiky přichází zvýšené riziko kybernetických útoků. Útočníci využívají pokročilé technologie, včetně AI, k vytváření sofistikovaných phishingových kampaní a ransomwaru, které mohou cílit na účetní systémy a citlivá data. Únik nebo ztráta dat může mít závažné právní i finanční důsledky.
Konec papírových šanonů
Digitalizace je hit. Eliminuje potřebu fyzických archivů, snižuje náklady na skladování a správu papírových dokumentů, šetří čas a podporuje ekologickou udržitelnost.
Díky elektronické archivaci najdeme potřebný doklad za pár vteřin. Příklady z praxe ukazují, že firmy po digitalizaci dokladů zaznamenávají nejen úsporu času a peněz, ale i vyšší spolehlivost při auditech a rychlejší reakce na požadavky klientů či kontrolních orgánů.
Digitální archivy usnadňují dodržování zákonných povinností ohledně uchovávání účetních a personálních dokladů. Systémy umožňují nastavit retenční lhůty, automatické mazání i auditní stopy přístupů a změn.
Standardizované procesy a automatická kontrola dat minimalizují lidské chyby, které mohou vést k nákladným opravám či sankcím.
S rostoucí digitalizací a automatizací se ale také zvyšují nároky na ochranu dat a dodržování předpisů. Už si nevystačíme s antivirovým systémem a středně kvalitním firewallem. Naprostou nezbytností se stala robustní bezpečnostní opatření, jako je šifrování, vícefaktorová autentizace a pravidelné audity systémů. Zároveň je nutné sledovat legislativní změny a aktualizovat interní směrnice, aby byla zajištěna plná compliance (např. GDPR, zákon o účetnictví).
Idealismus nebo Realita?
Nebudeme si lhát: přechod na digitální archivaci od úplné nuly není právě nejsnadnější, ale při dobré přípravě nemusí „bolet“, a může naopak přinést řadu příjemných vedlejších efektů.
Celý projekt digitalizace musí začít analýzu současných procesů, výběr vhodného softwarového prostředí (cloud) a důsledného proškolení zaměstnanců, jak se v novém prostředí bude třeba chovat. Zásadní roli bude hrát například správné pojmenování souborů, stanovení a dodržování schvalovacích procesů, ale i a pravidelné čištění úložišť od nánosu vícenásobných kopií nebo nepotřebných přechodných souborů.
Při migraci dat z papírových nebo starších digitálních systémů může dojít ke ztrátě důležitých dokumentů, zejména pokud nejsou procesy správně nastaveny. Dalším rizikem je nejasná správa životního cyklu dokumentů a jejich sledovatelnost.
Při špatně provedené digitalizaci hrozí záplavy neaktuálních, duplicitních nebo neúplných záznamů, které budou spíše komplikovat vyhledávání, reporting i rozhodování než zjednodušovat provoz.
U středních a větších firem se vyplatí se nasadit centralizovaný systém pro správu dokumentů (DMS) s automatickým zálohováním a možností sledování změn a přístupů. Důsledně plánujte integraci nových systémů s existujícími nástroji (ERP, CRM, mzdové systémy).
V prostředí, kde nejsou papírové dokumenty systémově ukládány je před samotnou digitalizací potřeba dokumenty nejdříve pasportizovat. To znamená, zjistit a zapsat jaké dokumenty ve firmě existují. Dále je potřeba dokumenty kategorizovat, aby se daly následně digitální kopie ukládat do DMS a vše bylo dohledatelné. Další práce s dokumenty potom probíhá již pouze v digitální rovině a papírový dokument se vyhledá a použije pouze v případě právních sporů nebo auditu.
Co všechno lze automatizovat?
- Zpracování faktur a dokladů: Systémy využívající umělou inteligenci (AI) a optické rozpoznávání znaků (OCR) dokáží automaticky načítat data z faktur, účtenek či smluv, třídit je a exportovat do účetního softwaru bez nutnosti ručního přepisování.
- Schvalovací workflow: Automatizované schvalovací procesy zajišťují, že doklady prochází správnými kontrolními body, a minimalizují riziko zpoždění či chyb. Systémy umožňují nastavit pravidla pro schvalování podle typu dokladu, částky nebo oddělení.
- Bankovní a účetní párování: Automatizace párování bankovních transakcí s účetními záznamy snižuje chybovost a urychluje měsíční uzávěrky.
- Personalistika a mzdy: Automatizace HR procesů zahrnuje správu osobních složek, onboarding, generování pracovních smluv, vedení docházky, výpočty mezd a zajištění souladu s legislativou. Digitalizace zjednodušuje i komunikaci s úřady a archivaci personálních dokumentů.
- Doplňkové procesy: Od určitého počtu zaměstnanců ve firmě je dobré automatizovat i takové procesy, jako je třeba vyplňování knihy jízd nebo skenování účtenek z restaurací.
Bez lidského dohledu to nepůjde ani do budoucna
Automatizace sice zvyšuje efektivitu, ale může vést k přehnané důvěře v systémy a podcenění lidského dohledu. Automatizované systémy nemusí rozpoznat nestandardní chyby nebo neobvyklé situace, což může způsobit závažné finanční nebo právní problémy. Je proto třeba zachovat pravidelnou lidskou kontrolu nad automatizovanými procesy, zejména při schvalování výjimek, kontrolách a auditech a pravidelně analyzovat a testovat automatizované workflow na možná selhání nebo chybné interpretace dat.
Strach ze změny?
Zavádění nových technologií může narazit na odpor zaměstnanců, kteří jsou zvyklí na tradiční postupy. Pokud zajistíme dostatek možností vyzkoušet si novou praxi v režimu pilotního projektu, můžeme si situaci výrazně usnadnit. Pomůže i kvalitní zaškolení s vysvětlením všech původních procesů a postupů v novém režimu, s akcentací přínosů pro každodenní rutiny.
Důležité je také vysvětlit, že nasazením digitálního nástroje nemá firma zájem se dotčených zaměstnanců zbavit. S narůstající úrovní administrativních procesů, příkladem může být třeba nefinanční reporting ESG, je vždy příležitost zaměstnanci nabídnout další agendu ke zpracování nebo účast na zavádění nových procesů ve firmě.
Modernizace interních postupů přináší zásadní výhody, ale také nová rizika. Klíčem k úspěchu je vytváření firemní kultury, která bude změnu podporovat a zaměstnance ke změně motivovat. Výsledné benefity za to rozhodně stojí.
